Anche se molte regole del mercato sono state sconvolte dalla chiusura prolungata delle attività, e altrettante dovranno necessariamente essere riscritte alla luce di nuovi equilibri e priorità, restano fondamentali alcuni principi che guidano l’impresa, da applicare e migliorare sempre per essere sicuri di restare competitivi.

Uno di questi è la Pianificazione.

Pianificare male o non pianificare affatto, equivale a pianificare di fallire!

Che si tratti di quali costi dovranno essere revisionati, di come promuovere il tuo brand, o di quali problemi sta risolvendo il tuo team, dipende da quanto e come sarà stato pianificato il lavoro da fare.

Pianificare significa stabilire quando dovranno essere raggiunti degli obiettivi, e di conseguenza stabilire a ritroso quando dovranno essere svolte le attività che servono a raggiungerli.

Esattamente come per la costruzione di una casa, tu avrai un progetto, e un piano di esecuzione di quel progetto, che trasformerà il progetto in una casa fisica attraverso risorse, metodi e tempi di attuazione.

Pianificare è la condizione per cui ciò che fai in azienda produca dei risultati a valore aggiunto, cioè maggiori degli sforzi (costi) necessari ad ottenerli, perché stabilisce quando fare che cosa!

Ecco che entriamo nella dimensione della risorsa tempo, e del suo utilizzo, la croce degli imprenditori che ne lamentano sempre la scarsità, e che non basta mai, e che ci vorrebbero le giornate di 90 ore, ma che poi ce ne vorrebbero 100!

Vedi, se ti riconosci nella categoria, ti devo dire che stai guardando l’aspetto sbagliato del tempo, cioè la quantità.

Non è, in assoluto, la quantità di tempo disponibile che renderà possibile fare tutto quello che c’è da fare, ma è il modo in cui verrà usato il tempo che porterà a concretizzare gli sforzi dell’imprenditore e quelli di tutti i suoi collaboratori, e a ridurre la necessità di averne sempre di più a disposizione.

È la qualità del suo impiego che farà evolvere l’imprenditore, il manager, il professionista.

Per imparare a pianificare, cioè a usare meglio il tempo, bisogna prima sapere come funziona lo spazio di attenzione nella mente.

Sì, perché le due componenti, spazio e tempo, sono direttamente collegate, vediamo come.

Le cose da fare ogni giorno occupano uno spazio nella mente, uno spazio che per quanto ampio, è limitato.

Immaginiamo un contenitore a scompartimenti, tipo cassettiera, nel quale sono depositati tutti i cicli di azione aperti, cioè le attività avviate ma non ancora concluse e tutte quelle che sappiamo che dovremo avviare, ciascuna delle quali occupa uno spazio di attenzione, un “cassetto”.

A questi, si aggiungono tutti i nuovi cicli di azione, cioè i nuovi impegni, i progetti, i problemi quotidiani, che andranno ad occupare gli altri cassetti disponibili, finché non c’è più spazio nella testa per contenerli!

E tu sei sovraccarico!

 Questo si traduce:

  1. Nell’esigenza di avere più tempo per potersi occupare di tutte le cose che affollano la testa, spingendosi a rimandare le scadenze, e quindi la soluzione ai problemi e il raggiungimento degli obiettivi.
  2. In una forte riduzione dell’efficacia con cui vengono affrontati i vari cicli, perché con tutti i cassetti sempre pieni si diventa sempre più lenti, sempre meno lucidi, sempre più stanchi, e sempre più demotivati!

I due fenomeni della perdita di efficienza, cioè meno cicli chiusi nei tempi congrui, e della perdita di efficacia, cioè minori risultati ottenuti rispetto a maggiori sforzi profusi, sono le due maggiori cause di improduttività, cioè i motivi per cui le cose non vanno come vorremmo!

Ora è più chiaro il perché per avere più tempo, che in realtà significa avere il controllo delle cose, non sentirsi in affanno, risolvere i problemi, non rimandarli e non dover accettare compromessi, serve imparare a svuotare i cassetti man mano che tendono a riempirsi?!!

Pianificare è creare spazio nella mente, traslocando tutto il suo contenuto in un altro contenitore temporalmente ordinato: l’agenda.

In questo modo, una mente vuota e vispa, potrà gestire il tempo.

Anzi, è corretto dire: potrà gestire le cose nei tempi giusti!

 

La capacità di utilizzo dell’agenda da parte dell’imprenditore e dei suoi collaboratori determinerà il grado di efficienza, efficacia e libertà con cui fare impresa, e prendere le decisioni giuste per lo sviluppo futuro dell’azienda.

Di seguito, un esercizio semplice, ma estremamente efficace se praticato ogni giorno, che aiuta a pianificare con successo le varie attività e a realizzare quanto pianificato:

1) Segna su un blocco ogni ciclo di attività aperto, così come ti viene, oppure assegnati delle categorie di argomento, ad esempio:

Fornitori

  • chiamare Tizio per tempi consegna prodotto A
  • rivedere condizioni acquisto con Caio del prodotto B
  • altro

Banche

  • discutere fido con banca X
  • rinegoziare i tassi di interesse con banca Y
  • altro

Produzione

  • rimodulare tempi di assemblaggio
  • riprogrammare i cambi formato sulle macchine
  • altro

Vendite

  • definire listino nuovi prodotti
  • preparare riunioni individuali settimanali con i venditori sui budget
  • altro

 

2) dopo aver esaurito ogni argomento su carta (puoi riempire un blocco intero) e hai la sensazione di leggerezza nella testa, ordina in categorie di argomento i vari cicli se non l’hai già fatto, e inizia ad utilizzare una semplice scala di priorità:

A: scadenza entro la giornata (a che ora).

B: scadenza entro la settimana (in quale giorno, se nella mattinata o nel pomeriggio, a che ora).

C: scadenza entro il mese (in quale settimana, in quale giorno, se nella mattinata o nel pomeriggio, a che ora).

Assegna A, B, o C a ciascun ciclo e riportalo con la scadenza corrispondente nella tua inseparabile agenda SETTIMANALE!

Hai bisogno di visualizzare la settimana intera, e nel tempo allenare la tua testa a guardare e a ragionare con disinvoltura su settimane di scadenze.

3) Quando riporti ogni ciclo in agenda, prevedi il tempo che richiederà e sbarra quella durata (es. dalle 9.00 alle 12.00), così che tu non prenderai, e non farai prendere altri impegni alle persone coinvolte, prevedendo anche eventuali tempi di spostamento o simili.

4) Se dovrai spostare delle scadenze, potrai farlo avendo chiaro dove metterle e dove non metterle.

5) Fai così per ogni nuovo ciclo che si aggiunge, mettilo nella prima data utile disponibile per priorità.

6) Tira una riga sopra ogni ciclo chiuso.

Bene, così facendo la tua efficacia come imprenditore, e la tua efficienza come manager stanno già aumentando oltre le tue aspettative, e quindi anche la tua redditività a parità di tutte le altre condizioni.

A che punto sei con la pianificazione della crescita del tuo business?

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I nostri obiettivi possono essere raggiunti

solamente attraverso una buona pianificazione

nella quale dobbiamo assolutamente credere,

e in base alla quale dobbiamo agire.

Pablo Picasso

 

Photo credit: Diego Jimenez on Unsplash

 

 

Armando Cignitti

Armando Cignitti

Consulente e Autore, da 22 anni aiuto Imprenditori e Professionisti ad incrementare il valore della propria attività sul mercato, attraverso un metodo di gestione e soluzioni per uno sviluppo aziendale stabile e sostenibile. Ho fondato Improvia per realizzare la "casa del miglioramento continuo" per tutti gli imprenditori, i loro collaboratori e i professionisti che vogliono migliorare le proprie abilità, porsi nuovi obiettivi, ottenere risultati misurabili e duraturi di crescita personale, aziendale ed economica.

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